در این پژوهش به مفاهیمی چون مدیریت کتابخانه، سازمان، اطلاعات، تصمیم گیری، سیستم های اطلاعاتی، و سیستم اطلاعات مدیریت پرداخته شده است. بنابراین لازم است جهت روشن شدن مفاهیم مزبور به گونه ای علمی، توضیحاتی ارائه گردد؛ از این رو، ابتدا به شرح مدیریت کتابخانه پرداخته و سپس توضیحاتی در خصوص سازمان و محیط سازمانی، اطلاعات و انواع آن، انواع تصمیم گیری ها در سازمان، سیستم ها و انواع آن، و توضیحاتی در خصوص سیستم اطلاعات مدیریت داده شده است. و در پایان نیز  برخی از پژوهش های مرتبط با پژوهش صورت گرفته معرفی می شوند.

2-1- سازمان

در جامعه­ شناسی، سازمان ها را معمولا نظام های اجتماعی که برای دستیابی به اهدافی خاص طراحی شده­اند، تعریف می کنند. ولی این تعریف در برگیرنده مجموعه های اجتماعی زیادی است که با مشخصه های مورد توافق مطابقت نمی­کند؛ به طور مثال تعریف مذکور شامل اجتماعات داوطلبانه گروه ها و نیروهای عملیاتی نیز می­گردد، که کاملا با سازمان هایی که مصداق تعریف خاص هستند متفاوتند. اگر چه بعضی از اصول نظریه سازمان می تواند در سایر مجموعه های اجتماعی مانند گروه ها، خانواده ها، و حتی در سطح ملت ها کاربرد داشته باشد. ولی این مجموعه ها تابع اصول دیگری نیز هستند که قسمت عمده ای از نظریه سازمان در آنها کاربرد چندانی ندارد.

تعریف سازمان بر اساس ویژگی های مذکور عبارت خواهد بود از: سازمان مجموعه ای اجتماعی است با حداقل 5 سال سابقه و حداقل 10 عضو حقوق بگیر که اکثر آنها به صورت تمام وقت در طول سال فعالیت داشته باشند و ضمن استفاده از یک تکنولوژی محوری باید در مشاغلی متنوع و از قبل تعیین شده سازماندهی شوند تا به اهداف خاص جمعی دست یابند (محمدزاده، 1374، ص5).

گروهی دیگر سازمان را اینگونه تعریف کرده­اند، سازمان پدیده­ای اجتماعی به شمار می آید که به طور آگاهانه هماهنگ شده و دارای حدود و ثغور نسبتا مشخص بوده و برای تحقق هدف یا اهدافی، بر اساس یک سلسله مبانی دائمی فعالیت می کنند(رابینز، 1376، ص 21).

جوادکار (1382) واژه سازمان را در دو بخش معنا کرده است، معنای اول عبارت است از یک موسسه یا گروه وظیفه­ای. سازمان بازرگانی، بیمارستان، و دانشگاه موسسه می باشند. معنای دوم عبارت است از ترتیبی از افراد در موسسه با در نظر گرفتن مفهوم تقسیم کار، اختیار، مسؤولیت و [قدرت] تصمیم گیری طوری که موسسه یک سیستم با ثبات محسوب شود و به طور منسجم برای دستیابی به اهداف عمل کند (ص50).

2-1-1- محیط سازمانی

«هیچ کتابخانه ای جزیره نیست» این جمله باید با قوت در ذهن تمامی کتابداران و مدیران کتابخانه ها شکل بگیرد. کتابخانه ها در همکاری با سایر کتابخانه ها و خدمات اطلاع رسانی کار می کنند و محیط درونی و برونی ای که در آن عمل می کنند، بر آنها تأثیر دارد. مدیران باید 

خرید متن کامل این پایان نامه در سایت nefo.ir

  درک روشنی از پویایی این دو محیط داشته باشند.

هر سازمانی در محیطی دو گانه (فرهنگ سازمانی درونی و بیرونی) عمل می کند که خواه ناخواه هم بر سازمان و هم بر مدیریت تأثیر دارد. در کتابخانه ها و سازمان های خدمات اطلاع رسانی محیط سه گانه است. علت وجود این محیط سوم این است که کمتر کتابخانه و سازمان اطلاع رسانی ای مستقل است. برعکس، کتابخانه ها معمولا جزیی از یک سازمان بزرگتر از قبیل دانشگاه، شهرداری، مدرسه، یا شرکت هستند. به این ترتیب مدیران کتابخانه ها و سازمان های اطلاع رسانی یک محیط داخلی دارند که بر آن کنترل دا رند؛ بعد محیط سازمان مادر است که بر آن کنترل اندکی دارند؛ و بالاخره محیط بیرون سازمان مادر (محیط بیرونی) است که اطلاع رسان تقریبا هیچ کنترلی بر آن ندارد. کتابخانه برای آن که موفق باشد باید هر سه محیط را دریابد و به آنها واکنش مناسب نشان دهد (اونز، لیزل وارد، و بندیک، 1388).

2-1-2- متغیر های سازمانی

سازمان مثل هر انسانی، متغیرهای خارجی را با ترکیب خاصی در اطراف خود دارد و تاحدی همین ترکیب است که یک سازمان را از دیگر سازمان ها متفاوت می کند. متغیر ها یکی هستند ولی اهمیتی که سازمان به هر یک از آنها می دهد، فرق می کند. بعضی متغیرهای معمولی برای کتابخانه ها به این شرح هستند:

2-1-2-1- مراجعان

رفتار و نیازهای استفاده کننده شالوده ای است که خدمات اطلاع رسانی باید بر آن بنا شود. همان طور که از مفهوم مدیریت کیفیت بر می آید، مشتری، مراجعه کننده، و یا استفاده کننده علت وجودی خدمات اطلاع رسانی است. بازار پژوهی یا تحلیل نیاز بسیار ضروری است و سازمان را مجبور می کند که دائماً مراجعه کنندگانش را بررسی کند.

2-1-2-2- رقیبان

در گذشته مدیران کتابخانه ها رقیبی در اطراف خود نمی دیدند ولی واقعیت این است که امروزه در تمام جنبه های خدمات کتابداری رقیبانی حضور دارند. حداقل برای جلب بودجه رقیبانی وجود دارند.

2-1-2-3- مراکز تأمین بودجه

مراکز تأمین بودجه مراکزی است که توجه به آن برای مدیران کتابخانه ها امری حیاتی است. بخش عمده ای از کتابخانه ها بودجه خود را از سازمان های دولتی دریافت می کنند.

2-1-2-4- فروشندگان

فروشندگان در تأمین کتاب، منابع الکترونیکی، و خدمات فهرستنویسی نقش عمده دارند. از اواخر 1970 به بعد کتابخانه ها مجبور شده اند در کار خرید مواد به انتخاب های سخت دست بزنند. محیط الکترونیک در حال رشد نیز هزینه های دیگری برای فروشندگان و هم برای کتابخانه ها آفریده است.

2-1-2-5- تشکل های کارکنان

نیروی کار موجود و تشکل های کارکنان دو عامل بیرونی هستند که می توانند بر نوع، میزان، و خدمتی که عرضه می شود، تأثیر بگذارند. میزان نیروی کار برای استخدام می تواند بر توان مدیر در انجام کار ها اثر بگذارد.

2-1-2-6- علایق آموزشی

علایق و نیازهای آموزشی در مقام عامل بیرونی چندین شکل به خود می گیرند. یکی از این شکل ها این است که مانند کتابخانه های دانشگاهی کتابخانه بخشی از یک نهاد آموزشی باشد. این برنامه انواع و مقدار خدمات کتابخانه را تعیین می کند. رئیس کتابخانه نیز در جلسات تهیه برنامه راهبردی شرکت می کند.

2-1-2-7- عوامل حقوقی، قانونی، و سیاسی

عوامل حقوقی، قانونی، و سیاسی به تصمیم گیری­های مدیریتی در تمام سازمان ها، و نه فقط سازمان های دولتی، اثر می گذارد. همان طور که قبلا اشاره شد اکثر کتابخانه ها بودجه خود را از بخش دولتی تأمین می کنند. این امر دستگاه تأمین کننده بودجه را در موقعیت برتر قرار می دهد و قادر می سازد در تصمیم گیری های عملیاتی کتابخانه اثر بگذارد و آنها را جهت دهد و کنترل کند. قوانین و مقررات نیز بر عملیات کتابخانه اثر دارند، قوانینی همچون طرز عمل در استخدام نیروی انسانی، شرایط کار، قانون حق مولف، و قوانینی از این قبیل بر عملیات کتابخانه اثر می گذارد.

2-1-2-8- اوضاع اقتصادی

عوامل اقتصادی بر سازمان کتابخانه، مثل هر سازمان و فرد انسانی، به دو طریق اساسی اثر می گذارد. اول آنکه با بودجه موجود چه می توان خرید؛ دیگر آنکه چه مقدار پول برای خرج کردن وجود دارد. تورم مشکلی است که تمامی سازمان ها زمانی به آن مبتلا می شوند. کتابخانه هایی که به بودجه دولتی متکی هستند، به هنگام تورم قدرت خرید خود را به شدت از دست می دهند.

2-1-2-9- تکنولوژی

تکنولوژی تقریبا برای هر کتابخانه ای متغیر بسیار مهمی است و عنصر حیاتی هم در تولید اطلاعات و هم در خدمت رسانی آنهاست. با برقرار شدن ارتباط با منابع کتابشناختی نظیر اُ. سی. ال. سی و آر. ال. آی. اِن و یو. تی. ال. ای. اس در سطح جهان، کتابخانه های بیشتری با استفاده از تکنولوژی با این­ ها مربوط می شوند تا در یکی از فعالیت های مهم تولیدی آنها نظیر سازماندهی اطلاعات (فهرستنویسی و رده بندی) شرکت کنند. خدمت به مراجعه کنندگان نیز هر چه بیشتر و بیشتر به تکنولوژی وابسته می شود، از اینترنت گرفته تا سی­دی­های چند رسانه­ای و دی وی دی و مانند اینها. خرید و تعمیر و نگهداری بیشتر این تجهیزات هزینه بسیار می برد و حتی هزینه نگهداری شان بیشتر از هزینه خرید اولیه آنهاست. شاید سرسام آورترین جنبه تکنولوژی سرعت تغییر و نیاز دائمی برای به روز رسانی آن باشد. همه سازمان ها باید دقت کنند که چه مقدار سرمایه باید صرف تجهیزات کنند که بتوانند در مدت معقول هزینه انجام شده را جبران کنند و یا چه مدت قابل استفاده باقی بماند.